Cómo evitar los errores de picking: una guía sistémica

Filtra los residuos, da sentido a tus errores y recupera el control. Lo que parece un «error humano » es en realidad el síntoma de un sistema logístico mal diseñado. En los centros de preparación, los errores se repiten no porque los operarios no presten atención, sino porque el almacén, las herramientas y los procesos no están estructurados para evitar el error.

Las cifras hablan por sí solas: los centros de picking tradicionales suelen tener errores de picking de entre el 1% y el 3%, y un almacén con una precisión del 97% ya está «en el límite aceptable». Sin embargo, los especialistas creen que deberíamos aspirar a una precisión del 99,5% o incluso superior. Cada error es costoso: estudios y testimonios estiman que un error de picking supone entre 40 y 75 $ de costes adicionales (devolución, segundo envío, servicio al cliente, reposición de existencias), o incluso 50 $ por pedido incorrecto y hasta 195.000 $ al año en un almacén que gestiona 1.500 pedidos al día.

En resumen, tratar el error como una inevitabilidad humana es contraproducente. Esta guía ofrece un enfoque global para comprender las causas de los errores, aplicar soluciones estructurales y aprovechar innovaciones como el vídeo para que tu logística de comercio electrónico sea más fiable.

Comprender de dónde proceden los errores: un problema organizativo ante todo

Los análisis de Netsuite muestran que las causas fundamentales de los errores suelen residir en laorganización del sitio y la falta de visibilidad:

• Almacén desorganizado y rutas confusas: pasillos mal dispuestos, zonas mal identificadas o productos demasiado parecidos almacenados uno al lado del otro cansan a los recolectores y les llevan a coger el producto equivocado.
  
• Equipo sobrecargado de trabajo o mal formado: la fatiga, los procedimientos incoherentes y la falta de formación aumentan el riesgo de error.
  
• Falta de visibilidad de las existencias y SGA inadecuado: unas existencias mal sincronizadas hacen que los preparadores tengan que trabajar con información desactualizada, lo que provoca retrasos y errores.
  
• Métodos de picking inadecuados o anticuados: las estrategias de picking mal adaptadas a la topología del almacén o al volumen de pedidos aumentan la confusión y reducen la precisión.
  
• Ubicaciones erróneas y procesos manuales: Peoplevox señala que una ubicación errónea o una preparación en papel generan costosos errores. La solución pasa por un SGA y escáneres que impidan validar los errores.
  
• Errores de recepción y ranurado: según Staci Americas, una ubicación fija mal pensada, o una recepción incontrolada, crea errores desde el principio.
  

Estas causas no son «humanas», sino sistémicas. Cuando identifiques errores recurrentes, pregúntate: ¿hasta qué punto nuestros procedimientos, nuestro SGA y nuestra organización fomentan la precisión?

El coste de los errores: cuando flaquea el rendimiento logístico

Aparte de la incomodidad, los errores de picking tienen un gran impacto en tu rendimiento logístico:

• Costes directos: por término medio, un error de preparación cuesta entre 40 y 75 dólares, si se suman las repeticiones telefónicas, las devoluciones, el reenvasado, el nuevo envío y la mano de obra. La misma fuente estima que una tasa de error del 1% en 1.500 pedidos/día representa 195.000 $ de costes anuales.
  
• Costes ocultos: menor satisfacción, devoluciones, comentarios negativos y abandono de la marca; según Staci, casi el 23% de las devoluciones de comercio electrónico se deben a productos incorrectos, y el 58% de los clientes pueden abandonar una marca tras una mala experiencia.
  
• Multiplicación de las tareas: cada error requiere repicking, reenvasado, intervenciones del servicio de atención al cliente y recuento de ciclos, lo que a veces duplica el coste de procesamiento.
  

Dicho de otro modo: si permites que persista una elevada tasa de errores logísticos, socavas la rentabilidad y la experiencia del cliente.

Aplicar soluciones estructurales

Para reducir los errores a largo plazo, hay que revisar los procesos logísticos y laorganización de los almacenes. He aquí las principales palancas:

Optimización de la disposición y el encaje

• Zonificación y ergonomía claras: separa los productos similares, coloca los artículos de movimiento rápido cerca de las zonas de embalaje y numera los pasillos y estantes de forma intuitiva.
  
• Colocación dinámica y revisiones periódicas: adapta regularmente la colocación de los productos en función de los volúmenes y las temporadas para limitar los movimientos innecesarios y la confusión.
  

Invertir en tecnología (SGA, escáneres, automatización)

• SGA y códigos de barras: adoptar un sistema de gestión de almacenes con escáneres elimina los errores de selección. Los códigos de barras crean un punto de control entre la selección y la expedición, y un SGA bien configurado puede alcanzar una precisión del 99,99%.
  
• Tecnologías de picking (voz, luz, lote, cluster): adapta tu método a tu volumen. El picking por voz o pick-to-light dirige al operario en tiempo real, reduciendo la fatiga y los errores.
  
• Automatización y robots: la robotización o el uso de carros automatizados hace que el movimiento sea más fluido y libera tiempo humano para el control de calidad.
  

Formación y apoyo a los equipos

• Formación regular: las sesiones breves y específicas (sobre SGA, nuevos procedimientos, seguridad) ayudan a mantener la coherencia y limitan la variabilidad humana.
  
• Cultura del feedback: anima a los operadores a informar de las anomalías y sugerir mejoras. La sabiduría sobre el terreno es una palanca poderosa.
  
• Seguimiento y tutoría: analizar los datos para identificar a los operadores con dificultades y ofrecerles un apoyo personalizado.
  

Implantación de KPI y control de calidad

• Medir para actuar: controla los indicadores clave (tasa de error, tiempo de ciclo, productividad por recolector) y actúa en consecuencia.
  
• Doble comprobación: antes de la expedición, un segundo operario o un sistema de escaneado final valida la conformidad del pedido.
  
• Inventarios rotativos: multiplicar los inventarios cíclicos para garantizar que las existencias físicas coinciden con las existencias del sistema.
  

Trazabilidad e innovación: preparación del rodaje para asegurar el servicio posventa

Además de las buenas prácticas, algunas innovaciones ofrecen una ventaja competitiva decisiva. Iziship ha optado por filmar la preparación de pedidos para mejorar la trazabilidad y reducir los litigios. Este enfoque forma parte de un movimiento más amplio que utiliza la visión por ordenador para validar las operaciones logísticas.

• Fotografías y vídeos de cada movimiento: la solución PickTRACK de Vimaan, por ejemplo, se instala en los carros y crea un archivo fotográfico de cada pick and put. Estas imágenes permiten investigar rápidamente cualquier anomalía y facilitan la resolución de las reclamaciones de los clientes.
  
• Prueba visual de la carga: las soluciones de Zetes utilizan una cámara en las puertas de los camiones para tomar instantáneas con marca de tiempo de los palés y controlar la carga. Resultado: menos reclamaciones de los clientes y acceso total a la prueba de estado.
  

Al filmar la preparación de pedidos de comercio electrónico, Iziship ofrece :

1. Trazabilidad total: cada paquete preparado se documenta en vídeo, lo que limita las disputas y proporciona pruebas irrefutables en caso de reclamación.
   
2. Mejor control de calidad: mediante el análisis de los vídeos, Iziship identifica las áreas de mejora del proceso y forma a sus equipos en consecuencia.
   
3. Reducción del servicio posventa: la transparencia tranquiliza a los clientes, se reduce el número de solicitudes de asistencia y los litigios pueden resolverse rápidamente gracias a las pruebas de vídeo.
   

Esta innovación se inscribe perfectamente en una estrategia global de rendimiento logístico y responde a las expectativas de unos clientes cada vez más exigentes.

Conclusión: del error al dominio logístico

Los errores de preparación de pedidos no son inevitables ni fallos individuales. Sobre todo, reflejan un sistema logístico que puede mejorarse. Trabajando en la organización del almacén, adoptando las herramientas adecuadas y centrándose en la formación y la trazabilidad, es posible reducir drásticamente la tasa de errores logísticos y mejorar la fiabilidad de los pedidos.

Repensando tu cadena de preparación de pedidos como un ecosistema (y no como una sucesión de operaciones aisladas), puedes pasar de un enfoque reactivo a otro proactivo y de alto rendimiento. El ejemplo de Iziship, que filma la preparación de pedidos para reducir el servicio posventa, ilustra esta dinámica: la innovación tecnológica al servicio de la logística del comercio electrónico y la satisfacción del cliente.

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